Ez az egyik legudvariatlanabb e-mailezési szokás
Ma már sokan csak a munkájuk miatt használják az emailt. Mégis, sokak számára nehézséget okoz az az egyszerűnnek tűnő dolog, ha be kell valakit vagy magunkat mutatni e-mailben.
Két ember bemutatása e-mailben olyan társadalmi és szakmai készség, amelyet mindenkinek meg kell tanulnia, de mégis nagyon sokan elrontjuk. Érzelmi intelligenciára és finom megfogalmazásra van szükség ahhoz, hogy mindenki számára a lehető legkönnyebb legyen a kívánt eredményt elérni. Éppen ezért nagyon nem mindegy, hogyan közvetítjük a bemutatkozást két ember között e-mailben, és hogyan válaszolunk arra.
A HuffPost Email- és etikett-szakértőket kérdezett meg, hogyan lehetünk a lehető legudvariasabbak és legegyértelműbbek ezekben a helyzetekben. Ebből kiderült, hogy a legudvariatlanabb dolog, amit tehetünk, ha azt feltételezzük, hogy mindenki számára alapvető és rendben van, ha segítségért fordulnak hozzá. Ha mi vagyunk a kapcsolat közvetítő, aki az e-mailt írja, nekünk kell tekintettel lenni mindenki idejére és kapacitására.
A legfontosabb szempont, hogy tudjuk a választ arra a kérdésre, hogy ki, kitől és mit akar. Ha mindkét embert egyformán jól ismerjük, és ez egy alkalmi kérés, hogy új barátokat vagy szakmai kapcsolatot szerezzünk, akkor nem kell annyira hivatalosnak lennünk, mert a tét kisebb.
„Örülök, hogy bemutathatlak titeket egymásnak, gondoltam, örülnétek, ha megismernétek egymást. Rátok bízom, hogy innentől kezdve ti ketten folytassátok”
– valahogy így lehet megfogalmazni ezeket a kéréseket.
Gyakran azonban egy bemutatkozó e-mail arról szól, hogy az egyik felet arra kérik, hogy tegyen meg valamit a másik nevében. Ha az e-mail célja például az, hogy segítse valaki más karrierjét egy tájékoztató interjúval, akkor meg kell erősítenünk, hogy a kérést teljesítő személy beleegyezik-e, hogy szívesen veszi fel a kapcsolatot, hogy segíthessen.
A szakértők szerint a legnagyobb hiba az e-mailben történő bemutatkozáskor, hogy nem kérik a bemutatott személy beleegyezését, és nem adnak neki lehetőséget a visszautasításra. Fontos, hogy megkérdezzük mindkét felet egy privát e-mailben, hogy rendben vannak-e a másik fél bemutatásával, és ha mindketten beleegyeznek, akkor folytassuk csak a bemutatást egy közös levélben.
Az emberek sokféle okból elfoglaltak vagy elérhetetlenek, amiről talán nem is tudunk. Ebben az előzetes e-mailben érdemes elmagyarázni a szívességet, és könnyű módot adni annak, akitől cserébe valamit kérnek, hogy visszautasítsa.
Az utolsó mondatot érdemes az alábbihoz hasonlóan megfogalmazni: „Teljesen megértem, ha most nem tudod megtenni”, vagy: „A válasz elmaradását annak jeleként veszem, hogy ez nem a megfelelő időpont a bemutatkozásra”.
Senki sem szereti, ha olyan feladattal lepik meg, amibe nem egyezett bele. Így megőrizhetjük a kapcsolatunkat a másikkal, mivel tudatjuk vele, hogy az ideje fontos nekünk. Udvarias lehet, ha előre megkérdezzük, hogy milyen kommunikációs módot preferál a másik, különösen, ha az adott személy elérhetőségei általában magánjellegűek. Az e-mailt eképpen zárhatjuk ilyenkor:
„Utóirat: Ha hajlandó beszélni velük, akkor az otthoni e-mailedet, a munkahelyi e-mailedet vagy az sms-t preferálod?”
A tényleges e-mailben legyünk konkrétak, magyarázzuk el, hogy ki kicsoda, és vázoljuk fel a következő lépéseket. Még ha egy korábbi e-mailben vagy szöveges üzenetben le is írtuk már a kérést, akkor is foglaljuk össze ezeket, ne feltételezzük, hogy a megkérdezett személy emlékezni fog, még akkor sem, ha csak néhány nap telt el.
Nyitókép: Unsplash
