Naptárban tevékenységeit ellenőrző női kéz

5 egyszerű módszer, amivel időt szabadíthatsz fel a naptáradban

A feladatok sorrendjének megváltoztatásával időt nyerhetünk a naptárunkban.

Lógó nyelvvel érünk haza este, aztán elalszunk abban a pillanatban, hogy fekvő helyzetbe kerülünk. Kimerültek vagyunk, fizikailag és érzelmileg is. Ismerősen hangzik? Ahogy visszapörgetünk mindent, amit a nap folyamán elértünk, rájövünk, hogy elfoglaltak voltunk, de nem sokat értünk el. Ennek valószínűleg az az oka, hogy nem használjuk ki a csúcsteljesítményünk óráit. Azért, hogy többet érjünk el anélkül, hogy annyira kimerültnek éreznénk magunkat.

Mindannyian hallottunk már a nagy teljesítményű emberekről, akik hajnali ötkor kelnek, és úgy tűnik, hogy több dolgot végeznek, mielőtt a világ többi része meginná az első korty kávéját. Ez a taktika talán beválik a korán kelőknek, de ha mi is éjszakai baglyok vagyunk, aki csak háromkor fekszik le, akkor az ötkor történő ébredés nem teszi lehetővé, hogy napközben is működőképesek legyünk.

Amit tanulhatunk tőlük, az az, hogyan osztják be az idejüket. Nem a napfelkelte előtti ébredés teszi sikeressé az embereket. Ehelyett az, hogy mire koncentrálnak a csúcsteljesítményük idején, a napnak abban az időszakában, amikor a legkoncentráltabbak és képesek a flow-állapotba kerülni. Ez az, amikor a dolgok elvégzése közben az idő elolvad, miközben a zavaró tényezők háttérzajjá válnak.

A flow-állapot időzítésének kihasználása a jelentős kognitív összpontosítást igénylő feladatokkal való összehangolása kulcsfontosságú. Ha például reggeli emberek vagyunk, fontoljuk meg, hogy mely feladatok igénylik a legnagyobb koncentrációt, és végezzük el őket azokban az órákban. Ezzel szemben ezekre az órákra ne iktassunk be olyan passzív, nem túl nagy figyelmet igénylő funkciókat, mint például az e-mailekre való válaszadás, a Zoom megbeszélések vagy a közösségi média ellenőrzése. Ehelyett ezeket a feladatokat tartogassuk azokra az órákra, amikor lustábbak vagyunk.

Munkasprint

Ha három órán át ülünk és egy feladatra koncentrálunk, az gyorsan kimeríti az energiádat, és a nap hátralévő részében nehéz lesz bármi másra koncentrálnunk. Ehelyett fontoljuk meg a sprintekben történő munkavégzést. A Francesco Cirillo által kidolgozott Pomodoro technika arra ösztönöz, hogy 25 perces sprintekben dolgozzunk. Ezután tartsunk öt perc szünetet, majd újabb 25 perces sprint és öt perc szünet következik. Ezt a ciklust háromszor-négyszer végezzük el, majd tartsunk hosszabb szünetet.

A 25 perces koncentrációs idő alatt kapcsoljunk ki minden zavaró tényezőt, például a telefonunkon lévő értesítéseket. Ajándékozzuk meg magunkat azzal, hogy egy rövid időre teljesen egy feladatra koncentrálhatunk. Meg fogunk lepődni, hogy mennyi mindent el tudunk érni, ha a Pomodoro technikát a kognitív csúcsidőben végzett munkával párosítjuk.

Célellenőrzés végzése

Gondoljuk át a célunkat, és készítsünk listát minden olyan bizottságról, munkacsoportról és speciális projektről, amelynek tagjai vagyunk. Tekintsük át, hogy a kötelezettségvállalások hogyan kapcsolódnak közvetlenül a célunkhoz. Ezután kérdezzük meg magunktól, hogy miért veszünk részt benne. Ha nem tudunk jó választ adni, fontoljuk meg, hogy lemondjunk erről a felelősségről.

A felelősségek levetése időt szabadíthat fel a naptárunkban, és valaki más karrierjét is fellendítheti. Fontoljuk meg, hogy valaki mást ajánljunk a helyünkre. Egyezzünk bele, hogy betanítjuk, hogy gyorsan be tudjon kapcsolódni a munkába.

Kapcsoljunk ki minden értesítést

Tényleg tudnunk kell, ha valaki kedveli a közösségi média posztunkat? Annyira sürgős, hogy nem várhat? Ahelyett, hogy minden alkalommal értesítést kapjunk, fontoljuk meg, hogy kikapcsoljuk az összes értesítést, és csak akkor nézzük meg, amikor úgy döntünk. A közösségi médián való elköteleződésének feldarabolásával, különösen, ha azt a nap lomhább óráiban tesszük, nem fogjuk felemészteni a kognitív csúcsidőszakunkat.

Mindannyiunknak ugyanannyi órája van egy nap. Ha kihasználjuk a csúcsteljesítményt jelentő órákat, és eltoljuk a napszakot, amikor bizonyos feladatokkal foglalkozunk, akkor produktívabbá és hatékonyabbá válhatunk, és a nap végére is marad energiánk.